CSVインポート/エクスポートの方法
はじめに
★友だちの情報をCSVファイル形式でエクスポート・インポートする方法を解説します。ダウンロードしたCSVファイルを活用して受付表を作成したり、友だちの情報を一括でキャリタスContact上にインポートすることができます。本記事では、対応項目、操作手順、編集時の注意点までをまとめて解説します。
＜イメージ＞
目次
エクスポートについて
エクスポートできる項目
■表示項目(基本)
・ID
エクスポートの手順
左メニュー＞「友だちリスト」をクリックします。
①特定の友だちの情報のみエクスポートしたい場合は〔詳細検索〕ボタンをクリックし、抽出したい友だちの条件を入力して検索してください。
※検索結果に表示されている友だちのデータのみがエクスポートされます。
※条件の絞り込みを行わない場合は、友だち全員が対象となります。
②画面を下にスクロールし、『CSV操作』タブに切り替えます。
③〔CSVエクスポート〕ボタンをクリックします。
④『保存名』を入力します。
⑤『表示項目（基本）』『表示項目（タグ）』『表示項目（友だち情報）』から必要な項目を選択します。
⑥〔この条件でダウンロード〕ボタンをクリックします。
注意！
★エクスポート履歴の〔ダウンロード〕ボタンから取得できるCSVファイルは、〔この条件でダウンロード〕ボタンをクリックした時点の内容が反映されます。そのため、クリック後に変更された友だちのデータは、ファイルには反映されません。
★最新の情報をダウンロードしたい場合は、改めてエクスポートするか、〔表示項目をコピーして利用〕ボタンまたは〔表示項目・検索条件をコピーして利用〕ボタンからエクスポートしなおしてください。
★最新の情報をダウンロードしたい場合は、改めてエクスポートするか、〔表示項目をコピーして利用〕ボタンまたは〔表示項目・検索条件をコピーして利用〕ボタンからエクスポートしなおしてください。
CSVエクスポートリスト画面に遷移するため、画面を再読み込みしてください。
処理が終了するとエクスポート履歴に〔ダウンロード〕ボタンが表示されます。
⑦〔ダウンロード〕ボタンをクリックするとCSVファイルがダウンロードされます。
⑧大きなデータをダウンロードする場合は、〔ダウンロード〕ボタンが表示されるまで時間がかかることがあります。
※ダウンロード期限は、処理が始まってから24時間です。24時間を過ぎるとボタンが消え「ダウンロード期限切れ」と表示されます。
・表示項目をコピーして利用：エクスポート履歴から過去にエクスポートした際に設定した「表示項目」がコピーされた状態で「CSVエクスポート」画面が表示されます。
例）「5月セミナー参加者」のCSVに表示していた項目を、新しく「6月セミナー参加者のCSVにも同様に表示してダウンロードしたい場合 など
・表示項目・検索条件をコピーして利用：エクスポート履歴から過去にエクスポートした際に設定した履歴にある「表示項目・検索条件」をコピーした状態で「CSVエクスポート」画面が表示されます。
例）数ヶ月前にダウンロードした「内定者」のCSVを、現在の状態で改めてダウンロードしたい場合など
エクスポートしたファイルを編集する方法と注意点
★CSVファイル(Excel)の左から1列目・上から1行目と2行目は絶対に編集しないでください。編集した場合、インポート時にエラーが発生します。
★ダウンロードされたファイルを開くと、内容を確認できます。
・タグを追加したい場合：該当する友だちの『タグ項目』に「1」と入力します。
・タグを削除したい場合：該当する友だちの『タグ項目』に「0」と入力します。
・友だち情報を登録(変更)したい場合：該当する友だちの『友だち情報の項目』に「登録したい値」を入力します。
・友だち情報を削除したい場合：該当する友だちの『友だち情報の項目』を「空欄」にします。
・タグを削除したい場合：該当する友だちの『タグ項目』に「0」と入力します。
・友だち情報を登録(変更)したい場合：該当する友だちの『友だち情報の項目』に「登録したい値」を入力します。
・友だち情報を削除したい場合：該当する友だちの『友だち情報の項目』を「空欄」にします。
★編集したファイルを書き出す際、テキストエンコーディングを日本語(Shift JIS)に指定して出力してください。
書き出し設定の例）
Numbersの場合：ファイル＞書き出し＞CSVを選択＞「テキストエンコーディング」で「日本語(Shift JIS)」を選択する
Numbersの場合：ファイル＞書き出し＞CSVを選択＞「テキストエンコーディング」で「日本語(Shift JIS)」を選択する
※GoogleスプレッドシートやExcel for Macなど、一部のアプリケーションではテキストエンコーディングを指定して出力できない場合があります。 その場合は、下記の手順にしたがって書き出しを行なってください。
①一度テキストエンコーディングを指定せずにCSVファイルを書き出す
②そのファイルをNumbers(Mac)やメモ帳アプリ(Windows)などのテキストエディタアプリで開く
③テキストエンコーディングを指定してCSVファイルとして書き出す
インポートについて
★CSVインポートに使用できるのは、キャリタスContactからエクスポートしたファイルのみです。
※外部作成ファイルや、異なる形式のファイルは取り込みができません。
インポートできる項目
インポートの手順
左メニュー＞「友だちリスト」をクリックします。
①画面を下にスクロールし、『CSV操作』タブに切り替えます。
②〔CSVインポート〕ボタンをクリックします。
③〔ファイルを選択〕ボタンをクリックし、エクスポート後に編集したファイルを選択します。
④〔CSVアップロード〕ボタンをクリックし、ファイルをアップロードします。
⑤タグ削除の場合は、『タグのセルが0または空白だった場合』のプルダウンで【タグを消去する】を選択します。
⑥友だち情報削除の場合は、『友だち情報のセルが0または空白だった場合』のプルダウンで【友だち情報を消去する】を選択します。
⑦内容に間違いがなければ、〔このデータを反映する〕ボタンをクリックします。
インポート処理が開始されます。画面を再読み込みして反映されたか確認してください。
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